18.1 – Rôle
La société est dotée d’un Comité de surveillance, qui a pour mission :
1- De contrôler l’activité du Conseil d’administration et du Gérant, notamment en s’assurant :
– De la mise en œuvre des décisions de l’Assemblée générale, en particulier s’agissant des politiques générales énumérées aux points b/ à e/ de l’article 15.2.1 des présents statuts,
– De la mise en place de procédures administratives et comptables et de mécanismes de contrôle interne de l’activité.
Ces contrôles ne peuvent donner lieu à l’accomplissement par le Comité de surveillance ou l’un de ses membres, d’actes d’administration ou de gestion relevant de la compétence du Conseil d’administration, du Gérant ou de l’Assemblée générale, à l’exception pour cette dernière des délégations de ses pouvoirs, prévues au 2° du présent article.
2- Sur proposition du Conseil d’administration, d’approuver :
– La politique de gestion des risques ;
– Toute acquisition, vente d’immeubles ou hypothèque sur ceux-ci ;
– Les opérations d’emprunt, d’octroi de prêts ou de constitution de garanties d’emprunts.
En cas de vote défavorable du Comité de surveillance, le Conseil d’administration peut convoquer l’Assemblée générale pour statuer sur la proposition rejetée.
3- D’émettre un avis sur la gestion des ressources et des charges et les comptes annuels de la société, et par conséquent toutes dépenses engagées au nom de la société, par le Gérant ou le Conseil d’administration, et signaler les charges manifestement excessives et les économies éventuelles.
4- D’émettre un avis motivé sur les refus opposés par l’organisme de gestion collective aux demandes de communication de documents présentées par ses membres en application de l’article L. 326-5 du Code de la propriété intellectuelle, selon la procédure prévue à l’article 2.3.4 du règlement général.
5- D’approuver, sur proposition du Conseil d’administration, les règles de déontologie applicables aux instances élues en complément de celles prévues à l’article 5.1 du règlement général.
6- De contrôler l’établissement de la déclaration individuelle annuelle définie à l’article 16.4 des statuts, par le Gérant et chacun des membres, personnes physiques, du Conseil d’administration et du Comité de surveillance.
7- De se prononcer sur les mesures à prendre en cas de défaut de respect des règles de déontologie, selon la procédure prévue à l’article 2.3.6 du règlement général.
8- De se prononcer sur les mesures à prendre en cas d’omission ou d’inexactitude dans les déclarations annuelles d’intérêt, selon la procédure prévue à l’article 2.3.5 du règlement général.
9- De se prononcer sur les conflits d’intérêts potentiels ou avérés qui pourraient être portés à sa connaissance.
Le Comité de surveillance rend compte de l’exercice de ses missions dans un rapport qu’il présente à l’Assemblée générale annuelle.
Il prend connaissance du rapport de transparence annuel et formule, le cas échéant, toutes observations dans son propre rapport à l’Assemblée générale annuelle.
18.2 – Composition
Le Comité de surveillance est composé de 6 membres élus associés de la société.
18.3 – Élections
Les membres du Comité de surveillance sont élus par l’Assemblée générale des associés selon les modalités définies à l’article 2.3 du règlement général.
Les candidats à l’élection du Comité de surveillance doivent être associés de l’Adami depuis au moins quatre ans à la date de leur élection.
Les membres du Comité de surveillance sont révocables par l’Assemblée générale selon les modalités définies à l’article 5.2 du règlement général.
18. 4 – Durée du mandat
Les membres du Comité de surveillance sont élus pour 4 ans. La moitié de ses membres est renouvelée tous les deux ans.
Les membres du Comité de surveillance sont rééligibles. Toutefois ils sont soumis à une période d’inéligibilité de deux ans après deux mandats successifs.
Le renouvellement a lieu lors de l’Assemblée générale annuelle.
Les membres du Comité de surveillance élisent parmi leurs membres un Président pour la durée de son mandat à la majorité des membres présents lors de sa première réunion. Il représente le Comité de surveillance à l’Assemblée générale. En cas d’absence le Comité de surveillance désigne un de ses membres pour le remplacer et exercer ses fonctions.
En cas de décès, de démission, de révocation ou d’incompatibilité en cours de mandat d’un ou plusieurs membres du Comité de surveillance, est/sont appelés à siéger le ou les associés ayant obtenu aux dernières élections le plus grand nombre de voix. En cas d’égalité, il est procédé à un tirage au sort.
Les nouveaux membres ainsi désignés demeurent en fonction jusqu’à l’expiration du mandat de ceux qu’ils remplacent et peuvent eux-mêmes être remplacés dans les conditions mentionnées aux alinéas précédents.
Dispositions transitoires
La durée du mandat des membres du Comité de surveillance élus en décembre 2017 est d’une année et demi, soit jusqu’à l’Assemblée générale annuelle de juin 2019.
Afin de mettre en œuvre le renouvellement par moitié des membres du Comité de surveillance, les trois membres élus lors de l’Assemblée générale de juin 2019 avec le plus grand nombre de voix en ordre décroissant, le seront pour quatre ans, et les trois derniers le seront pour deux ans.
Les missions de ce Comité de surveillance sont celles définies aux alinéas ci-dessus.
